Un dashboard de vânzări bun răspunde, în câteva secunde, la o singură întrebare: unde trebuie să intervin azi? Dacă proprietarul trebuie să caute răspunsul printre douăzeci de grafice, dashboardul nu își face treaba.
Mai jos sunt indicatorii care merită primul ecran, cum îi alegeți pentru firma voastră și greșelile care fac un dashboard să fie abandonat după o lună.
Ce indicatori trebuie să vadă un proprietar în fiecare dimineață?
Pe primul ecran stau doar cifrele care pot schimba o decizie în aceeași săptămână. Pentru o firmă cu mai multe locații sau canale de vânzare, de obicei acestea sunt:
- Vânzările de ieri și de la începutul lunii, față de plan. Nu doar suma, ci diferența față de cât trebuia să fie.
- Marja, nu doar vânzările. O locație poate vinde mult și câștiga puțin. Fără marjă, dashboardul vă poate duce în direcția greșită.
- Vânzările pe locație și pe canal. Magazin, online, livrări, angro. Așa vedeți imediat cine rămâne în urmă.
- Stocul care nu se mișcă. Produsele cu zile multe de stoc blochează bani care ar putea lucra în altă parte.
- Banii de încasat. Facturile restante, pe clienți și pe vechime. Vânzarea nu e terminată până nu intră banii.
- Abaterile. O listă scurtă cu ce a ieșit din normal: o locație sub plan a doua săptămână la rând, un produs cu marja în scădere, un client care a întârziat plata.
Restul informațiilor (pe produs, pe vânzător, pe oră) există, dar un click mai jos. Le deschideți doar când o cifră de sus cere explicații.
De ce fiecare cifră are nevoie de o comparație?
O cifră singură nu spune dacă e bine sau rău. „Am vândut 140.000 de lei ieri” nu înseamnă nimic fără un reper. Fiecare indicator de pe primul ecran trebuie pus lângă cel puțin una dintre aceste comparații:
| Comparația | Ce vă spune | Când e cea mai utilă |
|---|---|---|
| Față de plan | Sunteți pe drumul stabilit sau nu | Pentru vânzări, marjă, încasări |
| Față de anul trecut, aceeași perioadă | Creșteți cu adevărat sau doar sezonul vă ajută | Pentru afaceri cu sezonalitate puternică |
| Față de media ultimelor săptămâni | A apărut ceva neobișnuit | Pentru abateri și alerte |
| Între locații sau canale | Cine trage în sus și cine în jos | Pentru rețele și firme cu mai multe linii |
Dacă nu aveți încă un plan lunar pe locații, comparația cu anul trecut și cu media recentă e un început bun. Planul îl puteți adăuga după primele luni.
Cum alegeți indicatorii potriviți pentru firma voastră?
Porniți de la deciziile pe care le luați, nu de la datele pe care le aveți. Un exercițiu simplu, de 30 de minute:
- Scrieți cele cinci decizii pe care le luați cel mai des. De exemplu: unde mutăm marfa, pe cine sunăm pentru încasări, ce promoție oprim, unde adăugăm oameni.
- Lângă fiecare decizie, scrieți cifra de care aveți nevoie ca să o luați.
- Notați de unde vine azi acea cifră și cât durează să o obțineți.
Cifrele care apar la mai multe decizii merg pe primul ecran. Cele care durează zile întregi să fie adunate sunt primele care trebuie automatizate.
Un dashboard nu e un raport mai frumos. E locul în care vedeți ce cere o decizie azi.
Ce greșeli fac un dashboard să fie abandonat?
Cele mai multe dashboarduri nu mor pentru că sunt urâte, ci pentru că nimeni nu mai are încredere în cifre. Cauzele care apar cel mai des:
- Prea multe grafice. Dacă primul ecran are douăzeci de elemente, oamenii nu mai știu unde să se uite și revin la Excel.
- Cifre care nu se potrivesc cu contabilitatea. O singură diferență neexplicată e suficientă ca toată lumea să se îndoiască de tot. Regulile de calcul trebuie stabilite o dată și scrise.
- Actualizare manuală. Dacă cineva trebuie să copieze date în fiecare dimineață, într-o zi va uita. Datele trebuie să vină singure din programul de gestiune, casele de marcat sau magazinul online.
- Definiții diferite pentru același lucru. „Vânzări” înseamnă cu TVA sau fără? Cu retururi sau fără? Fiecare indicator are nevoie de o definiție scurtă, vizibilă în dashboard.
- Nimeni nu îl folosește în ședințe. Dashboardul devine util când ședința de luni pornește de la el, nu de la tabelele aduse de fiecare manager.
De unde vin datele pentru un dashboard de vânzări?
În firmele din Moldova și România, datele de vânzări stau de obicei în câteva locuri: programul de gestiune sau de contabilitate (în Moldova adesea 1C, în România programe ca SmartBill, Saga sau WinMentor), casele de marcat, magazinul online, fișiere Excel ale managerilor și, uneori, un CRM. Un dashboard bun le aduce pe toate în același loc, cu aceleași reguli de calcul.
Nu trebuie să schimbați programele pe care le folosiți. Legătura se face la sursele existente, iar actualizarea se programează zilnic sau de mai multe ori pe zi. Dacă firma lucrează în 1C, cum se face legătura aflați din ghidul nostru despre Power BI și 1C.
Cât durează să aveți un prim dashboard?
Pentru o firmă cu date în două sau trei surse, un prim dashboard folosibil se poate construi în două până la patru săptămâni. Prima săptămână se duce pe stabilirea întrebărilor și pe accesul la date. Restul timpului merge pe legarea surselor, verificarea cifrelor cu contabilitatea și ajustarea primului ecran împreună cu cei care îl vor folosi.
Ce urmează contează la fel de mult: o revizie lunară, în care vă uitați la ce indicatori au fost folosiți, ce lipsește și ce poate dispărea. Un dashboard bun se schimbă odată cu firma.