Dacă firma lucrează în 1C, cifrele există deja. Problema e că rapoartele din 1C se scot de mână, fiecare manager le exportă altfel, iar o imagine de ansamblu, pe locații și pe luni, cere ore de lucru în Excel. Un dashboard în Power BI citește datele din 1C automat și le arată pe un singur ecran, actualizat zilnic.
Mai jos sunt cele patru moduri prin care se face legătura, ce presupune fiecare și cum alegeți.
Se poate lega 1C de Power BI fără să schimbăm 1C?
Da. Toate metodele recomandate mai jos citesc datele din 1C, nu le modifică. Contabilitatea, gestiunea și documentele rămân exact cum sunt. Echipa lucrează în continuare în 1C, iar dashboardul doar arată ce s-a întâmplat.
Uneori programatorul vostru 1C trebuie să publice o interfață sau să adauge un export. E o lucrare mică, de configurare, nu o schimbare a modului în care lucrați.
Care sunt cele patru moduri de a aduce datele din 1C în Power BI?
| Metoda | Cum funcționează | Potrivită pentru | Atenție la |
|---|---|---|---|
| Interfața OData a 1C | Platforma 1C publică datele printr-o adresă web, iar Power BI le citește cu conectorul OData | O singură bază 1C, volume moderate | Trebuie limitat accesul doar la obiectele necesare |
| Exporturi programate | 1C salvează periodic fișiere (Excel, CSV) într-un folder, iar Power BI le citește | Firme mici, rapoarte simple | Dacă exportul se oprește, dashboardul rămâne în urmă fără să anunțe |
| Bază de date intermediară | Datele din 1C și din alte surse se copiază într-o bază separată, curățată, din care citește Power BI | Mai multe surse, mai multe firme sau volume mari | Cere o etapă în plus de configurare |
| Citirea directă a bazei 1C | Power BI citește tabelele bazei de date pe care rulează 1C | Aproape niciodată | Tabelele au nume tehnice și se pot schimba la actualizări |
Interfața OData: calea cea mai directă
Platforma 1C:Enterprise poate publica obiectele din bază (documente, registre, cataloage) printr-o interfață standard OData. Power BI are un conector OData inclus, deci legătura se face fără programe suplimentare.
Avantajul e că datele vin cu structura din 1C: documente de vânzare, clienți, produse, stocuri. Dezavantajul e că, la volume mari, citirea poate fi lentă, iar accesul trebuie limitat cu grijă la ce e necesar pentru raport.
Exporturile programate: simplu, dar fragil
1C poate salva periodic un raport într-un fișier, iar Power BI citește fișierul. Funcționează bine pentru început sau pentru firme mici. Riscul e că, dacă exportul se oprește într-o zi, dashboardul arată cifre vechi și nu vă avertizează.
Baza intermediară: pentru firme cu mai multe surse
Când pe lângă 1C aveți case de marcat, un magazin online, Excel-uri și poate mai multe firme în grup, cel mai curat e să aduceți toate datele într-o bază separată. Acolo se aplică o singură dată regulile de calcul: ce înseamnă „vânzare”, cum se tratează retururile, cum se leagă un produs din 1C de același produs din magazinul online.
Power BI citește apoi din baza intermediară, rapid și fără să încarce serverul 1C.
Citirea directă a bazei: de evitat
Tehnic, se pot citi tabelele bazei de date pe care rulează 1C. În practică, numele tabelelor sunt tehnice, structura se poate schimba la actualizarea configurației, iar o greșeală poate încărca serverul în orele de lucru. De aceea nu o recomandăm.
Cum alegeți metoda potrivită?
O regulă simplă:
- O singură bază 1C și rapoarte de vânzări sau stocuri: porniți cu OData.
- Câteva rapoarte, firmă mică, fără resurse IT: exporturile programate sunt un început acceptabil.
- Mai multe surse sau mai multe firme într-un grup: bază intermediară, de la început.
Indiferent de metodă, primul pas e același: stabiliți ce întrebări vreți să vă lămurească dashboardul. Abia apoi alegeți ce date aduceți din 1C. Altfel ajungeți să copiați toată baza fără să folosiți nici jumătate din ea. Ghidul nostru despre ce să vadă un proprietar într-un dashboard de vânzări vă ajută să faceți lista.
Ce probleme apar des la datele din 1C?
Cele mai multe probleme nu sunt tehnice, ci de date:
- Același produs sau client, introdus de două ori, cu nume ușor diferite.
- Documente nepostate sau anulate care ajung în rapoarte dacă nu sunt filtrate.
- Mai multe firme în aceeași bază, care trebuie separate corect.
- Denumiri în mai multe limbi, amestecate, care trebuie unificate în dashboard.
Toate se rezolvă o dată, la construirea legăturii, cu reguli scrise. După aceea, cifrele din dashboard se potrivesc cu cele din contabilitate, iar echipa are încredere în ele.
Cât durează și ce trebuie să pregătiți?
Pentru o bază 1C și două sau trei rapoarte principale, un prim dashboard se construiește de obicei în două până la patru săptămâni. Ce aveți nevoie să pregătiți:
- Acces la 1C pentru citire, pe un utilizator separat.
- Un om din firmă care cunoaște datele, câteva ore în primele săptămâni.
- Lista întrebărilor la care vreți răspuns în fiecare dimineață.
Restul ține de construcție și de verificarea cifrelor împreună cu contabilitatea.