Pentru multe firme, e-Factura a venit ca încă o obligație: alt sistem, alte termene, alte riscuri de amenzi. E adevărat. Dar e-Factura mai face ceva, despre care se vorbește mai puțin: transformă fiecare factură într-un fișier structurat, pe care un program îl poate citi fără să-l retasteze cineva. Asta deschide drumul spre preluarea automată a facturilor și spre rapoarte pe care înainte le făceați de mână, sau deloc.
Acest articol nu e consultanță fiscală. Pentru obligațiile exacte ale firmei voastre, lucrați cu contabilul sau consultantul fiscal și verificați sursele oficiale de la final.
Ce înseamnă e-Factura obligatorie în România?
Pe scurt, facturile dintre firmele stabilite în România trec prin sistemul național RO e-Factura, administrat de ANAF. Conform ghidului oficial ANAF:
- din 1 ianuarie 2024, facturile între firme se raportează în sistem;
- din 1 iulie 2024, factura se transmite destinatarului prin sistem;
- termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, cu limitele prevăzute de Codul fiscal;
- întârzierile se sancționează cu amenzi, diferențiate după mărimea contribuabilului.
Facturile circulă în format XML, după un standard european adaptat pentru România. Pentru firmă, asta înseamnă că atât facturile emise, cât și cele primite există într-o formă pe care un program o poate citi.
Care e situația în Republica Moldova?
În Moldova, e-Factura funcționează în Cabinetul electronic al contribuabilului, administrat de Serviciul Fiscal de Stat. Serviciul există din 2014, a devenit obligatoriu mai întâi pentru achizițiile publice, iar extinderea către relațiile dintre firme a fost anunțată pentru 2026.
Calendarul exact și categoriile de contribuabili s-au discutat public și se pot ajusta, așa că verificați stadiul actual direct pe sfs.md sau cu contabilul vostru. Indiferent de calendar, direcția e clară: tot mai multe facturi vor circula electronic, în format structurat.
Cum automatizați preluarea facturilor primite?
Odată ce facturile sunt electronice, nu mai are sens ca un om să le citească și să le introducă de mână în programul de contabilitate. Fluxul automatizat arată de obicei așa:
- Descărcarea: facturile primite sunt preluate periodic din sistem, fără ca cineva să intre manual.
- Citirea: din fiecare fișier se extrag furnizorul, produsele, cantitățile, prețurile, TVA-ul și termenul de plată.
- Potrivirea: produsele furnizorului se leagă de produsele din nomenclatorul vostru. Prima dată se face o listă de corespondențe, apoi potrivirea merge singură.
- Verificarea: facturile care nu se potrivesc cu comanda sau cu recepția ajung la un om, cu diferența marcată.
- Înregistrarea: restul intră în program fără retastare.
Multe programe de contabilitate au deja module pentru o parte din acești pași. Unde nu există, legătura se construiește separat. Despre cum alegeți ce procese să automatizați primele, citiți ghidul nostru despre automatizare.
Ce rapoarte puteți construi din datele e-Factura?
Aici e câștigul pe care puține firme îl folosesc. Cu facturile într-un format structurat, puteți vedea:
| Întrebarea | Ce date din facturi folosiți |
|---|---|
| Cum evoluează prețurile de achiziție la produsele principale? | Prețul unitar pe produs și pe furnizor, lună de lună |
| De câți furnizori depindeți pentru 80% din achiziții? | Valoarea totală pe furnizor |
| Plătim la termen sau mai devreme decât trebuie? | Termenele de plată din facturi, comparate cu plățile reale |
| Care clienți întârzie cel mai des? | Facturile emise și data încasării |
| Unde s-au mărit costurile mai repede decât vânzările? | Achizițiile pe categorii, puse lângă vânzările pe aceleași categorii |
Aceste rapoarte pot intra în același dashboard cu vânzările, ca să vedeți marja reală, nu doar cifra de afaceri. Pentru ce indicatori merită pe primul ecran, vedeți ghidul despre dashboardul de vânzări.
Cu ce să începeți?
- Verificați conformarea cu contabilul: emiteți și transmiteți corect, în termen.
- Numărați facturile primite lunar care sunt încă introduse de mână. Acolo e timpul de recuperat.
- Alegeți două sau trei întrebări din tabelul de mai sus care v-ar ajuta acum în decizii.
- Automatizați preluarea, apoi adăugați rapoartele.
Obligația fiscală oricum trebuie îndeplinită. Diferența o face ce faceți cu datele pe care ea vi le pune la dispoziție.